こんにちは、あみんです♪
今後もフリーランスとなりお仕事をいただくようになると、大事なクライアントの仕事に追われ、将来自分に必要なことを学ぶ時間が持てなくなるのでは？と少しの不安がよぎっています。
みなさんも、緊急性のあるものばかりやっていると、長期的に見て大事だなと思うことがどんどん後回しになってくることありますよね…
後回しになりがちな「緊急度は低い」が「重要度は高い」タスク事例
- 新商品・新サービスの開発
- 新事業の展開
- 後継者や管理者の確保と育成
- 新営業所の開設
今日は、このように、緊急性は高くないが、重要度の高いものを後回しにしない方法について学んでいきますよ！
・仕事の優先順位に困っている人
・毎日たくさんの仕事に追われている人
・たくさんのタスクに追われているが、将来のための学習に時間を割きたい人
・緊急×重要度の高い仕事ばかりで困っている人
タスクの優先順位の付け方 ～緊急度×重要度～
スティーブン・コヴィー氏が提唱したタスク管理法で、「時間管理のマトリクス」で持っているタスクを4つに分類してみましょう。
緊急度と重要度で分類する
まずはタスクの緊急度と重要度という軸を理解しましょう！
タスクの緊急度
すぐにやる必要があるかという基準で判断します。
実業務でいえば、締め切りが近いタスク、上司から急ぎと言われたタスク、締切を延ばす余地がないタスクなどでしょうか。
タスクの重要度
長期的な視点で重要かどうかという基準で判断します。
実業務でいえば、役員から言われたタスク、関係者の多いタスク、メリットの大きいタスク、逆にやらなかった時の損失の大きいタスクなど。
この2軸で4つタイプに分類しますが、①②③④の順で優先順位を高く設定するのがよいです。
①第1領域：最優先でやるべき「必須の領域」
緊急度も高く、重要度も高いタスクです。
ここに当てはまるタスクが一番優先順位が高い必須の領域です。
すぐに解決したいクレーム対応、お客様との大事なタスク、会社に大きな効果をもたらすタスクなどが当てはまります。
②第2領域：急ぎではないが大事な「効果性の領域」
緊急度が低いので後回しにされやすいですが、①の次に時間を割いてやるべきタスクになります。
新商品の開発や、新店舗探し、次期管理者の育成などすぐにする必要はないけど、未来の自分のために必ずやらないといけないタスクです。これを後回しにし続けると成長が止まってしまいます。
③第3領域：締め切りが近い「錯覚の領域」
重要度が低いけど締め切りが近いので、②よりも優先しないと！と錯覚に陥るタスクです。
発注などやらなくては困る日常の業務などが当てはまります。
④第4領域：優先順位が最も低い「浪費・過剰の領域」
緊急度も低く、重要度も低いタスクです。
自分が対応が本来不要なタスクで、代わりが効くので周りの人にお願いしてみましょう！
- 今日の家のごはん→忙しいときは惣菜や外食に頼る！
- 誰でもできるような仕事→会社の同僚や後輩、家族にお願いしてみましょう！
急ぎではないが大事なタスクを後回しにしない方法
つい、緊急度の高い仕事を優先してしまいますが、タスクがたくさんあるといつまでたっても大事なタスクにたどり着けません…
その場合は、②第2領域のタスクをスケジュールに先に押さえておきます。
緊急度が高い×重要度が高いタスクが溢れた場合の優先順位の付け方
まず、緊急度と重要度が高いタスクを最優先事項として進めると話しましたが、緊急度と重要度が高いタスクがいっぱいになった場合どのように進めたらいいんだろう？？
STEP1.すべての大事なタスクを書き出す
一度やらないといけない大事なタスクをすべて書き出しましょう！
STEP2.1つずつかかる時間を書き出す
やらないといけない大事なタスクがたくさんある場合、1つのタスクがどのくらいの時間かかるか書き出してみましょう！
- エアコンの修理…電話10分
- 今日の売上入力…5分
- 経営者の集まりの返事…３分
- お釣りの準備…30分
-
銀行に提出する事業計画書…2時間
STEP3：かかる時間が短いものから進める
かかる時間が短いものから進めていきましょう。
- 経営者の集まりの返事…3分
- 今日の売上入力…7分
- エアコンの修理…電話10分
- お釣りの準備…30分
-
銀行に提出する事業計画書…2時間
なぜ早く終わるタスクから終わらせると良いのか
▼1時間後の脳内の様子▼
時間のかからないものから始めた場合は、タスクが1個に減っています。
時間がかかるものから始めた場合の場合は、まだタスクが5つ残っています。
かけた時間は1時間と同じでも、「まだ5つもある…」という精神的ストレスと「あれとあれとあれのこともあとでやらなきゃ…」という脳内リソースに負担がかかるという違いが出てきます。
できるだけタスクを増やさない方法を身につけよう！
できるだけタスクを増やさない方法は…
「打ち合わせ中に結論を出す」です。
NGパターン：結論は後回し
お客様との打ち合わせでのヒアリング中に提案を求められた場合や、社内での打ち合わせ中に何か課題があがり次回に持ち越す場合などがあると思うのですが、ざっくり何も決めずに次回に持ち越すのは危険です！
→この場合は、A・B・C案をすべて調べて提案しないといけません。
すべて準備してより良い提案ができるかもしれませんが、かなりの時間がかかります…。
OKパターン：結論・方向性をその場で出す
打ち合わせの時点で、ある程度経験してくると、いくつかすべき方向性が思いつくのではないかと思います。その中でもこれがいいんじゃないかな～？という案があるかもしれません。
その場合は、相手に対して壁打ちしてみましょう。
※壁打ち…誰かに話を聞き、考えを整理すること
→この時点で相手に聞いてみると、「A案はないかな」「B案がいいね！」などの回答を得られるかもしれません。
そうするとB案についてより良い提案を考えることに集中できます。
まとめ
仕事の責任が増えれば増えるほど、タスクがたくさん増えてきます。
「すぐにやらないと！あーこれもあれも大事」そんな仕事だらけになります。
優先順位をつけるのが難しいと思いますが、このように優先順位の付け方があるんだというのを知っておくだけで、脳内が整理されるかと思うので参考にしてもらえると嬉しいです！
・タスクを「時間管理のマトリクス」で4つに分類
・緊急度が高い×重要度が高いタスクが最優先事項
・緊急度が高い×重要度が低いタスクより、緊急度が低い×重要度が高いタスクを優先
・緊急度が低く重要度が高いタスクを後回しにしないためには、先にスケジュールを押さえておく
・時間がかかるタスクと早く終わるタスクがある場合、早く終わるタスクから進めていく
・そもそもタスクを増やさない方法は、打ち合わせで結論や方向性を決めてしまう
